Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ

Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏÌý

Ìý

Polisi Cadwraeth DdigidolÌý

Ìý

Cynnwys:Ìý

Ìý

1. Gweledigaeth a ChenhadaethÌý

2. RhagarweiniadÌýÌý

3. Pwrpas a ChwmpasÌý

4. Cyd-destunÌý

5. Dewis, Gwerthuso a ChaffaelÌý

6. CreuÌý

7. Storio a MynediadÌý

8. Swyddogaethau a ChyfrifoldebÌý

Ìý

Rheoli DogfennauÌý
Enw'r FfeilÌý	Polisi Cadwraeth Ddigidol Archifau a Chasgliadau ArbennigÌý
Awdur(on) Gwreiddiol:Ìý	ArchifyddÌý
Awdur(on) yr Adolygiad PresennolÌý	Rheolwr Archifau a Chasgliadau ArbennigÌý
StatwsÌý	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliannol 19 Rhagfyr 2022.Ìý
DosbarthiadÌýÌý	Gwasanaethau Digidol PBÌý
AwdurdodiadÌý	Archifau a Chasgliadau ArbennigÌý

Ìý

Ìý

FersiwnÌý	DyddiadÌý	Awdur(on)Ìý	Nodiadau ar DdiwygiadauÌýÌý
0.1Ìý	Hydref 2017Ìý	ArchifyddÌý	Ìý
0.2Ìý	Ebrill 2018Ìý	ArchifyddÌý	Adrannau wedi'u dileu o dan 7. Storio a Mynediad, mân newidiadau fformatioÌý
0.3Ìý Ìý	Mehefin 2018Ìý	ArchifyddÌý	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Llyfrgell ac Archifau, 6 Mehefin 2018ÌýÌýÌý
0.4Ìý	Tachwedd 2019Ìý	ArchifyddÌý	Yn aros am gymeradwyaeth gan y Grŵp Tasg newyddÌý
0.5Ìý Ìý	Hydref 2022Ìý	ArchifyddÌý	Mân newidiadau i adlewyrchu'r ailstrwythuro adrannol diweddar. Mân newidiadau ac ychwanegiadau i'r testun gan gynnwys gweledigaeth a chenhadaeth.Ìý
0.6Ìý	Tachwedd 2022Ìý	Rheolwr Archifau a Chasgliadau ArbennigÌý	Yn dilyn ymgynghori gyda'r Rheolwr Project Cadwraeth Ddigidol a’r Pennaeth Casgliadau Unigryw a Gofalu am Gasgliadau yn LlGC – gwnaed rhai mân newidiadau.Ìý Ìý Derbyniwyd cymeradwyaeth y Pennaeth Cefnogi a’r Dirprwy Gyfarwyddwr Gwasanaethau Digidol.Ìý

Ìý

Dyddiad adolygu:Ìý Tachwedd 2025Ìý

ÌýÌý

1. Gweledigaeth a ChenhadaethÌý

Gweledigaeth yr Adran Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cael ei chydnabod fel un o'r adran archifau prifysgol orau yng Nghymru - cefnogi ymchwil, addysgu a dysgu, cymryd rhan mewn mentrau cydweithredol a darparu amgylchedd cynhwysol i ymchwilwyr.Ìý

Ìý

Cenhadaeth yr Adran Archifau a Chasgliadau Arbennig yw casglu, cadw a darparu mynediad i'r casgliadau unigryw a gedwir gan y Brifysgol. Nod yr Adran Archifau a Chasgliadau Arbennig yw gwneud cyfraniad allweddol tuag at wella rhagoriaeth ymchwil, profiadau dysgu, profiad myfyrwyr ac amgylchedd dwyieithog – y pedwar piler sy’n sail i strategaeth y Brifysgol.Ìý

2. RhagarweiniadÌýÌý

Ìý

2.1. Mae adran Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ (a elwir yn AChAPB o hyn ymlaen) yn gyfrifol am gasglu, a chadwraeth hirdymor llawysgrifau, casgliadau archifol ac amrywiaeth eang o lyfrau a deunydd printiedig prin. Er bod y mwyafrif o'r cofnodion sydd yng ngofal AChAPB yn bodoli ar ffurf memrwn a phapur, yn gynyddol mae cofnodion bellach naill ai'n cael eu digideiddio neu'n cael eu creu'n electronig. Rhaid i AChAPB weithredu nawr i baratoi ar gyfer y dyfodol trwy fod yn rhagweithiol wrth sefydlu cadwrfa ddigidol addas, ymgysylltu â’r cyhoedd i chwalu’r farn draddodiadol bod archifau’n rhai analog yn bennaf, ac i godi ymwybyddiaeth o’r materion sydd ynghlwm â gwrthrychau a oedd yn ddigidol yn wreiddiol a’u gallu i barhau i oroesi. Rhaid i'r sefydliad ddod o hyd i ffyrdd o gadw'r cofnodion hyn a'u gwneud yn hygyrch i ddefnyddwyr y presennol a'r dyfodol.Ìý

Ìý

2.2. Er mwyn sicrhau bod adnoddau digidol yn parhau i fod yn ddilys ac yn hygyrch, rhaid i AChAPB wrthsefyll bygythiadau darfodedigrwydd technolegol a breuder cynhenid cyfryngau digidol, trwy ddarparu mecanweithiau i nodi a rhagweld effeithiau’r bygythiadau hynny i’w hadnoddau, ac i gynllunio a gweithredu strategaethau cadwraeth priodol i liniaru'r effeithiau hyn. Mae ymarfer gorau yn datblygu’n gyflym ym maes cadwraeth ddigidol a dim ond adlewyrchu meddwl ac ymchwil gyfredol y gall polisïau a gweithdrefnau a ysgrifennir yn awr. Bydd AChAPB yn ceisio gweithio gyda chydweithwyr o adran Gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth Prifysgol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ (GTG) i ateb yr heriau hyn a gyflwynir gan gadwraeth ddigidol.Ìý

Ìý

2.3. Am resymau mynediad a chadwraeth, mae archifau analog hefyd yn cael eu digideiddio fel rhan o gyfrifoldeb AChAPB tuag at roi mwy o fynediad ac fel adnodd cadwraeth. Mae angen ystyried hefyd ar adeg eu creu sut y bydd y dogfennau dirprwyol hyn yn cael eu cadw dros amser i sicrhau'r defnydd gorau o adnoddau ac osgoi dyblygu gwaith.Ìý

Ìý

3. Pwrpas a ChwmpasÌý

Ìý

3.1. Bwriad Polisi Cadwraeth Ddigidol yw sicrhau bod digideiddio cofnodion analog a chadw cofnodion a oedd yn ddigidol yn wreiddiol yn bodloni amcanion ehangach y Gwasanaethau Digidol i wella mynediad at ddeunyddiau ar gyfer addysgu, dysgu ac ymchwil. Ei nod yw amlinellu'r hyn y mae'r gwasanaeth yn gobeithio ei gyflawni wrth gadw deunydd digidol a'r disgwyliadau gan AChAPB ar gyfer adneuwyr a rhanddeiliaid eraill.Ìý

Ìý

Ìý

3.2. At ddibenion y polisi hwn, mae deunydd digidol yn perthyn i 3 chategori gwahanol;Ìý

Ìý

'Digidol yn wreiddiol' - cofnodion a grëwyd yn wreiddiol mewn fformatau electronig sy'n ffurfio'r cyfan neu ran o gasgliadau a roddwyd, a fenthycwyd neu a brynwyd gan AChAPB. Mae cofnodion o’r fath yn cynnwys:Ìý

• negeseuon e-bostÌý

• gwefannauÌý

• taenlenniÌý

• cronfeydd dataÌý

• deunydd clyweledol (AV)Ìý

• delweddauÌý

• cyfryngau cymdeithasolÌý

Ìý

'Cofnodion Digidol’ - copïau wedi'u sganio o gofnodion papur neu femrwn a dderbynnir yn lle'r cofnod papur.Ìý

Ìý

'Dogfennau Dirprwyol Digidol’ - cedwir y papur neu femrwn gwreiddiol fel y cofnod, a defnyddir delwedd ddigidol fel copi mynediad.Ìý

Ìý

4. Cyd-destunÌý

Ìý

4.1. Mae’r polisi hwn yn rhan o strategaeth cadwraeth gyffredinol AChAPB ac fe’i hategir gan y dogfennau a ganlyn:Ìý

• Polisi CasgliadauÌý

• Polisi CadwraethÌý

• Cynllun Gweithredol Archifau a Chasgliadau Arbennig 2021-2026Ìý

• Polisi Rheoli Cofnodion 2022Ìý

• Polisi HawlfraintÌý

• Polisi Rheoli Data YmchwilÌý

• Polisi Diogelwch GwybodaethÌý 2022Ìý

Ìý

5. Dewis, Gwerthuso a Chaffael [Cofnodion Digidol yn Wreiddiol a Chofnodion wedi’u Digideiddio]Ìý

Ìý

5.1. Mae casgliadau naill ai'n cael eu rhoi fel rhodd, eu benthyca neu eu prynu yn unol â Pholisi Casgliadau AChAPB. Yn ogystal maent yn cael eu hadneuo fel rhan o'r Archif Sefydliadol (h.y. cofnodion o arwyddocâd hanesyddol a / neu'n ymwneud â swyddogaeth Prifysgol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ). Yn y rhan fwyaf o achosion bydd y rhain yn gasgliadau hybrid gan gynnwys archifau papur traddodiadol yn ogystal â deunydd digidol. Dylid nodi mai dim ond os ydynt i gael eu cadw’n barhaol y bydd cofnodion digidol yn cael eu storio a'u cadw.Ìý

Ìý

5.2 Mae natur creu deunydd digidol yn golygu ei bod yn anodd bod yn sicr mai eitem ddigidol a adneuwyd yw'r 'cofnod dilys' ac nad oes copi ar ôl gyda'r adneuwr y gellid ei ddiwygio wedyn. Mae hyn yn hollol wahanol i greu ac adneuo cofnodion ar ffurf analog. Gall gwiriadau uniondeb a sefydlogrwydd helpu i sicrhau'r gadwyn gadw a gwarantu dilysrwydd e.e. ar adeg eu derbyn, mae'n bwysig bod cofnodion digidol yn cael eu sgrinio a'u dogfennu'n gywir. Gall metadata gweinyddol a chadwraeth helpu i ddiogelu a rheoli cynnwys digidol o'i dderbyn i'r pwynt mynediad.Ìý

Ìý

5.3. Mae cofnodion digidol yn elwa'n sylweddol o gael eu hasesu cyn gynted â phosibl am unrhyw ofynion cadwraeth. Mae hyn yn her sylweddol i AChAPB gan fod adnabod, casglu a rheoli cofnodion yn hollbwysig er mwyn sicrhau eu dilysrwydd a hygyrchedd. Bydd AChAPB yn datblygu polisïau ac arferion newydd ar gyfer gwneud hynny, gan adlewyrchu maint a natur cofnodion.Ìý

Ìý

5.4. Bydd AChAPB yn ceisio gweithio gydag adneuwyr i annog ymarfer da ar greu cofnodion digidol a gofalu amdanynt. Lle cynhwysir deunydd digidol bydd y Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig neu'r Archifydd yn casglu metadata cyd-destunol o'r ffynhonnell ac yn pennu trwy'r cytundeb adneuo unrhyw feddalwedd penodol a ddefnyddiwyd i greu'r deunydd. Lle bynnag y bo modd, rhaid i gofnodion sy'n dod i mewn fod yn 'fformat agored' neu'n fformatau a ddefnyddir yn gyffredin. Yn ddelfrydol, dylid cadw'r fformat gwreiddiol yn y ddogfen. Lle bo'n berthnasol gofynnir hefyd am ddeunydd digidol mewn fformatau eraill (h.y. copi caled).ÌýÌý

Ìý

5.5. Fel rhan o'r rhestru cychwynnol, bydd cynnwys unrhyw gludwyr digidol sy'n ddarllenadwy (e.e. CDs, DVDs, gyriannau fflach) yn cael eu heitemeiddio a'u catalogio yn unol â'r safonau sy'n ofynnol ar gyfer eu catalogio yn y pen draw yn unol ag ISAD(G) a safonau catalogio mewnol. Lle nad yw cludwyr digidol yn ddarllenadwy bydd AChAPB yn trafod ailfformatio gyda'r adneuwr a / neu'n ceisio cyngor gan y Gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth, ond ni fydd yn gallu ymrwymo i gadw deunydd nad yw mewn fformatau hygyrch / darllenadwy.Ìý

Ìý

6. Creu [Dogfennau Dirprwyol Digidol]Ìý

Ìý

6.1. Mae staff AChAPB yn ymgymryd â gweithgareddau digideiddio i ddiwallu anghenion defnyddwyr gwasanaeth penodol sy'n gofyn am gopïau o ddeunyddiau gwreiddiol ar gyfer eu hymchwil neu at ddefnydd masnachol, ac yn mynd ati'n rhagweithiol i gadw eitemau sydd mewn perygl o bydru neu gael eu dinistrio.ÌýÌý

Ìý

6.2. Gellir digideiddio fel rhan o brojectau thematig neu brojectau eraill i gadw casgliadau cyfan (neu gynnwys dethol o gasgliadau) neu at ddibenion addysgu, ymchwil ac ymgysylltu â'r cyhoedd ehangach.Ìý

Ìý

6.3. Gellir digideiddio ymhellach i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff trwy sicrhau bod deunydd ar gael i ddefnyddwyr mewn modd hunanwasanaeth. Bydd deunydd a ddefnyddir yn gyson neu'n aml yn cael ei nodi a'i ddigideiddio. Byddwn yn gweithio mewn partneriaeth â staff academaidd i sicrhau bod ein blaenoriaethau ar gyfer digideiddio cynnwys yn cyd-fynd ag amcanion ymchwil ac addysgu'r Brifysgol.Ìý

Ìý

6.4 Gall digideiddio ddigwydd waeth beth fo'r fformat ffisegol - gan gynnwys papur, tâp magnetig, a chludwyr optegol - a'r math o wybodaeth a gynhwysir, ond gall y prosesau digideiddio amrywio ym mhob achos.Ìý

Ìý

6.5 Caiff deunyddiau eu digideiddio'n bennaf i wella mynediad a lleihau'r difrod i'r deunydd gwreiddiol. Mae angen cadwraeth ddigidol i wrthbwyso'r gost (ariannol ac amser staff) o ail-ddigideiddio'r deunydd gwreiddiol wedi hynny.Ìý

Ìý

6.6. Lle bo angen, bydd anghenion cadwraeth y casgliadau yn hollbwysig ym mhob proses ddigideiddio, er mwyn sicrhau bod deunydd yn cael ei gadw ac nad yw'n cael ei roi mewn perygl.ÌýÌý

Ìý

6.7. Rhaid i ddigideiddio fodloni trothwyon gofal casgliadau priodol sy'n gymesur, fel y bo'n briodol, â safon Achredu'r Archifau Cenedlaethol, a fformat yr eitem sy'n cael ei digideiddio.Ìý

Ìý

7. Storio a MynediadÌý

Ìý

7.1. Storio Deunydd Digidol yn FewnolÌý

Ìý

7.1.1. Y prif gyfrwng storio ar gyfer ffeiliau digidol a gedwir o dan y polisi hwn fydd storfa fewnol a fydd ar gael drwy'r ‘Office 365 Suite’ sy'n darparu llawer iawn o ddata storio cwmwl.ÌýÌý

Ìý

7.2. Mynediad i Ddeunydd DigidolÌý

Ìý

7.2.1. Mae deall darpar ddefnyddwyr yn hanfodol wrth gynllunio ar gyfer darparu mynediad at ddeunyddiau digidol yn ogystal â bod yn ystyriaeth allweddol o weithgareddau cadwraeth ddigidol ehangach. Bydd angen i AChAPB ddeall beth mae defnyddwyr gwasanaeth eisiau ei wneud a pha swyddogaethau y gellir eu darparu e.e. beth fyddant yn ei ddefnyddio i gael mynediad at yr adnodd.Ìý

Ìý

7.2.2. Er bod cysylltiad cryf rhwng cadwraeth a mynediad o ran prif amcan rhaglen cadwraeth ddigidol, mae angen gwahaniaethu’n glir rhyngddynt hefyd. Gall fod cyfuniad o resymau technegol, cyfreithiol a phragmatig i wahanu’r copi mynediad oddi wrth y copi cadw, felly gallai fod yn ddymunol neu hyd yn oed yn angenrheidiol, i gyflwyno copi mynediad o’r gwrthrych digidol i’r defnyddiwr mewn fformat gwahanol i’r fformat hwnnw a gedwir yn storfa'r system gadwraeth1.Ìý

Ìý

7.2.3. Mae nifer o faterion cyfreithiol y bydd angen eu hystyried wrth ddarparu mynediad i wrthrychau digidol:Ìý

Ìý

• Cyfyngiadau defnydd yn ymwneud â sensitifrwydd a diogelu dataÌý

• Cyfyngiadau y cytunwyd arnynt ar gynnwys lle gallai mynediad cynnar fod yn achos o dorri contractÌý

• Rheoli hawliau eiddo deallusol, e.e. hawlfraintÌý

Mae'n rhaid diogelu'r eitemau hyn i sicrhau nad yw defnyddwyr anawdurdodedig yn cael mynediad iddynt, a rhaid eu rheoli yn unol â Pholisi Diogelwch Gwybodaeth y sefydliad. Trwy reoli metadata gweinyddol a chadwraeth priodol gellir defnyddio'r lefelau mynediad a'r rheolaethau cywir mewn perthynas â chofnodion a allai gael eu cyfyngu oherwydd hawlfraint neu sensitifrwydd data.Ìý

Ìý

7.2.4. Bydd polisïau manwl yn ymwneud â mynediad ac ailddefnyddio yn cael eu datblygu ar wahân.Ìý

Ìý

7.2.5 Bydd datblygiadau mewnol yn y dyfodol sy’n ymwneud â mynediad yn cynnwys archwilio a phrynu, o bosibl, disgrifiadau cynnwys digidol a systemau mynediad rheoledig megis ALMA-D.Ìý

Ìý

7.3. Projectau CydweithredolÌý

Ìý

7.3.1. Mae AChAPB yn cefnogi cydweithio gyda chyrff a sefydliadau allanol ac yn y gorffennol mae wedi cyfrannu at nifer o brojectau digideiddio o natur thematig. Er enghraifft:ÌýÌýÌý

• Glaniad – y Wladfa Gymreig ym MhatagoniaÌý

• Cymru 1914Ìý

• Dyddiaduron Bulkeley ()Ìý

• Project Llyfr Esgobol Eglwys Gadeiriol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ (/archives/bangorpontifical.php.cy)Ìý

• Cynllun Casgliadau Cymunedol Agored JSTOR – ()Ìý

* Papurau Castell Penrhyn (Jamaica).Ìý

* Llyfr OriauÌý

* Pererindod Heddwch Merched Gogledd CymruÌý

* Sefydliad Hyfforddiant Affrica, Bae ColwynÌý

* Gramadeg y GymraegÌý

Ìý

Ìý

7.3.2 Bydd AChAPB yn parhau i gydweithio er mwyn darparu mynediad i’n cofnodion ar wahanol lwyfannau e.e. Rydym wedi ymuno â rhaglen Labordai Hwb Archifau (Mawrth 2022) sy’n cynnwys cynlluniau i ddarparu gwasanaeth IIIF i gynhyrchu fframwaith technoleg a chymunedol rhyngweithredol ar gyfer darparu delweddau o ddeunyddiau mewn unrhyw fformat.Ìý

Ìý

7.3.3 Mae AChAPB yn aelod o Bartneriaeth Archifau Gogledd Cymru ac mae wedi ymrwymo’n llwyr i’r Strategaeth Ddigideiddio a’r Cynllun Gweithredu a nodwyd yn 2021.Ìý

Ìý

7.4. Gweledigaeth ar gyfer Cadwrfa Ddigidol Cymru GyfanÌý

Ìý

7.4.1. Mae gan Gymru Bolisi Cadwraeth Ddigidol CenedlaetholÌý

Ìý

7.4.2 Sefydlwyd Gweithgor Cadwraeth Ddigidol CACC, consortiwm o fewn Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru (CACC), i sicrhau mynediad hirdymor i ddeunydd yng Nghymru sydd wedi’i ddigideiddio a deunydd a oedd yn ddigidol yn wreiddiol. Mae sefydliadau archifau yng Nghymru, sy’n gweithio drwy Weithgor Cadwraeth Ddigidol CACC, wedi cydnabod bod dull gweithredu strategol Cymru gyfan yn hanfodol i fynd i’r afael â chadwraeth ddigidol. Dim ond trwy gyfuno adnoddau ac arbenigedd staff y gellir mynd i'r afael â'r anfanteision sy'n gynhenid mewn gweithio mewn sefydliadau bach gydag adnoddau ac amser staff yn gyfyngedig. Trwy gydweithio ar weithgareddau cadwraeth ddigidol, gellir cael dull gweithredu proffesiynol safonol a chynaliadwy, gan roi sicrwydd i randdeiliaid, a hwyluso gwaith rhyngweithredol. 2Ìý

Ìý

7.4.3. Mae Gweithgor Cadwraeth Ddigidol CACC yn parhau i fynd i’r afael â’r potensial am ateb cadwraeth ddigidol i Gymru gyfan, mewn partneriaeth â Llyfrgell Genedlaethol Cymru. Mae datblygiadau cyfredol yn seiliedig ar offer meddalwedd cod agored sy'n galluogi defnyddwyr i brosesu gwrthrychau digidol o'u derbyn hyd at gael mynediad atynt yn unol â Model Cyfeirio OAIS.ÌýÌý

Ìý

7.4.4. Mae’n bosibl y gellir cadw casgliadau perthnasol yn ddigidol drwy’r project cydweithredol.Ìý

Ìý

8. Swyddogaethau a ChyfrifoldebauÌý

Ìý

8.1. Y Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig sy'n gyfrifol am oruchwylio'r polisi hwn o ddydd i ddydd gyda chymorth yr Archifydd ac adran Gwasanaethau Digidol Prifysgol Ïã¸ÛÁùºÏ²Ê¹ÒÅÆ×ÊÁÏ.Ìý

Ìý

8.2. Mae gan gasgliadau digidol yr un arwyddocâd â chasgliadau analog i AChAPB. O’r herwydd, y Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig gyda’r Archifydd sydd â’r cyfrifoldeb yn y pen draw i sicrhau mynediad hirdymor i gasgliadau digidol sydd yng ngofal y gadwrfa.Ìý

Ìý

8.3. Bydd yr Archifydd sy'n atebol i'r Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn gyfrifol am gysylltu â’r Gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth a rhoi cyngor i adneuwyr.Ìý